Productief zijn is niet alleen hartstikke praktisch, ook je gemoedstoestand aan het einde van de dag heeft baat bij een paar vruchtbare uren. Ik zit ’s avonds een stuk lekkerder op de bank als ik alles op mijn lijstje heb afgevinkt. Sterker nog, ik kan ronduit chagrijnig worden van het feit dat ik weinig heb gedaan. En geloof me, dat gebeurt veel vaker dan ik zou willen.
Dit artikel verscheen eerder op nieuworganiseren.nu.
Gelukkig ben ik niet de enige die last heeft van dit regelmatig terugkerend probleem. Op internet zwerven talloze theorieën rond over productief zijn en blijven. Neem nou (Dwight) Eisenhower, oud-president van de Verenigde Staten. Het blijkt dus dat hij een simpel, maar ijzersterk systeem heeft bedacht om je taken te ordenen op basis van belang.
Want, zoals de oud-president zei, kan de waan van de dag ‘een mist opgooien in je hoofd waardoor je maar moeilijk kunt zien wat je zou moeten doen’. Nou, meneer Eisenhower, u slaat de spijker op z’n kop. Of het voelt als mist weet ik niet zo zeker, maar bij het toevoegen van nieuwe taken aan mijn to do-lijst ben ik geregeld de volgorde van urgentie kwijt.
Urgent of belangrijk?
Eisenhower werkte tijdens zijn presidentschap aan de hand van vier categorieën, de zogenaamdeEisenhower Box:
- Urgent en belangrijk
- Belangrijk, maar niet urgent
- Urgent, maar niet belangrijk
- Niet urgent of belangrijk
Die man heeft het buitengewoon goed bekeken. Aan de hand van dit model kun je een heleboel wegstrepen. Of uitstellen. Bij categorie één moet direct een belletje gaan rinkelen, ofwel, je moet meteen actie ondernemen. Categorie twee geeft je iets meer rust. Op je dooie gemak kun je een moment in je agenda inplannen om de taak te volbrengen. De derde categorie heeft mijn voorkeur, die gebruikte Eisenhower namelijk om een taak te delegeren. En de laatste categorie is ook niet verkeerd, want de taak die je hieronder schaart mag je vergeten. Gewoon meteen. Dat is pure tijdsverspilling.
Kattenplaatjes
Nu werd de Amerikaanse president natuurlijk niet continu afgeleid door e-mails, sms’jes, Facebookberichten, kattenplaatjes, Slack of Whatsapp. Dat scheelt. Maar dat maakt zijn box niet minder bruikbaar. Bovenal op het moment dat je lijkt te bezwijken onder de stress van jouw ellenlange (zelf gecreëerde) to do-lijst. Na een ouderwetse Eisenhower-sessie blijft daar namelijk niks meer van over.